kancelaria księgowa RODO

Informacje i gwarancje związane z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. - „RODO”:

W związku z rozpoczęciem obowiązywania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), w dniu 25 maja 2018 roku, Kancelaria Usług Księgowych spółka z ograniczoną odpowiedzialnością informuje i zapewnia, że:

  1. w chwili obecnej przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z dotychczas obowiązującą ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922, dalej: „ODO”),
  2. nie sprzedaje i nie wykorzystuje Państwa danych w innych celach niż wykonanie łączącej Strony umowy oraz przekazywanie Państwu informacji marketingowych i branżowych, co odbywa się z zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ODO,
  3. wdraża obecnie wszystkie niezbędne środki techniczne i organizacyjne, a także przygotowuje wymaganą dokumentację tak, aby od dnia 25 maja 2018 roku przetwarzać, dane osobowe zgodnie z warunkami określonymi przez RODO,
  4. dane osobowe powierzone Kancelarii Usług Księgowych przez jej Klientów, kontrahentów i ich pracowników są odpowiednio zabezpieczane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co nie ulegnie zmianie po dniu 25 maja 2018 roku, tym samym po tej dacie zabezpieczanie i przetwarzane danych osobowych następować będzie zgodnie z RODO,
  5. podejmuje wszelkie niezbędne działania gwarantujące, że od dnia 25 maja 2018 roku, przetwarzanie danych osobowych Klientów, kontrahentów Kancelarii Usług Księgowych i ich pracowników, następować będzie w zgodzie z przepisami RODO, w szczególności zaś, iż począwszy od dnia 25 maja 2018 roku dane osobowe będą:
  6. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
  7. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
  8. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
  9. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
  10. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
  11. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
  12. jest w stanie, w każdym czasie, wykazać przestrzeganie zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych uregulowanych w RODO.

 

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanego jako „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”, uprzejmie informujemy, że firma Kancelaria Usług Księgowych Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Melchiora Wańkowicza 3, 40-384 Katowice (dalej: „Kancelaria Usług Księgowych” lub „Spółka”) przetwarza dane osobowe uzyskane od Państwa w ramach wykonywania łączącej Nas umowy a także informacje o danych osobowych pozyskane ze źródeł publicznych oraz ogólnodostępnych (w tym z Internetu).

Z uwagi na fakt, iż wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie RODO mają charakter danych osobowych, poniżej, wypełniając obowiązki nałożone na administratorów przez RODO, przedstawiamy Państwu wszystkie istotne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Państwa i waszych pracowników.

 

W świetle powyższego pragniemy poinformować Państwa, że:

 

ADMINISTRATOR

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest firma Kancelaria Usług Księgowych Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Melchiora Wańkowicza 3, 40-384 Katowice, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Katowice-Wschód w Katowicach pod numerem 0000246276, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000,00 PLN wpłaconym w całości. NIP: PL6342581859; REGON: 240231624. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Melchiora Wańkowicza 3, 40-384 Katowice. To właśnie Administrator jest podmiotem, który decyduje w jakim celu i jak wykorzystuje dane i informuje Panią/Pana o tym.

 

CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

  1. Pani/Pana dane osobowe oraz dane Państwa pracowników są przetwarzane w oparciu i w celu wykonania łączącej nas umowy oraz w związku z jej wykonaniem, w tym zakresie będziemy np. wystawiać i przechowywać umowę oraz faktury, a także przekazane nam przez Państwa dokumenty księgowe, w tym korespondencję mailową, a także odpowiadać na państwa ewentualne reklamacje zapytania i problemy - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  2. Dane osobowe podane nam dodatkowo, ponad te które są niezbędne do wykonania łączącej nas umowy są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody i także w związku z wykonaniem tej umowy - wyłącznie w celu wskazanym w treści udzielonej przez Klienta zgody - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć w dowolny sposób informując o tym Administratora.
  3. Pani/Pana dane osobowe oraz dane Państwa pracowników i kontrahentów są przetwarzane także w oparciu o wymagające tego przepisy prawa, takie jak między innymi przepisy prawa podatkowego i prawa pracy - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane także w celu zawarcia nowej umowy a więc we wszystkich tych wypadkach, kiedy wyrazi Pani/Pana zainteresowanie naszą ofertą i poprosi nas o przedstawienie oferowanych przez nas usług – tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  5. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych i mediacyjnych, oraz przechowywanie danych w celu zapewnienia ich rozliczalności (to znaczy wykazania spełnienia przez nas obowiązków nałożonych przez RODO), a także zapewnienie bezpieczeństwa osób (przede wszystkim Klientów oraz pracowników) i mienia – dotyczy to monitoringu pomieszczeń naszej firmy oraz nagrywanie rozmów w celach dowodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  6. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych i mediacyjnych, oraz przechowywanie danych w celu zapewnienia ich rozliczalności (to znaczy wykazania spełnienia przez nas obowiązków nałożonych przez RODO), a także zapewnienie bezpieczeństwa osób (przede wszystkim Klientów oraz pracowników) i mienia – dotyczy to monitoringu pomieszczeń naszej firmy oraz nagrywanie rozmów w celach dowodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  7. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w zakresie, w jakim zostały one (a) przez Panią/Pana udostępnione w treści łączącej nas umowy wraz z jej załącznikami; (b) udostępnione nam przez naszych kontrahentów, w ramach wykonania umów z nimi zawartych. Zakres ewentualnie może zostać poszerzony o dane udostępniane przez źródła publicznie dostępne, tj. m. in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Głównego Urzędy Statystycznego (GUS).

 

DANE SZCZEGÓLNE – WRAŻLIWE

8. Spółka przetwarza szczególne kategorie danych osobowych (tak zwane dane wrażliwe) w tym dane osobowe dotyczące zdrowia, wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa – jednak następuje to w wykonaniu obowiązków prawnych nałożonych na Administratora – takich jak przepisy podatkowe, i następuje na podstawie zgody naszych klientów.

9. W zakresie danych pracowników naszych kontrahentów, spółka przetwarza jedynie te dane, które są niezbędne, aby wypełnić obowiązki nałożone na pracodawcę przepisami prawa.

 

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

10. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są jedynie osoby upoważnione przez nas w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie wykonania łączącej nas z Panią/Panem umowy świadczące na naszą rzecz usługi niezbędne do wykonania zawieranej z Panią/Panem umowy takie jak:

a) usługi rachunkowo - prawne, dochodzenie należności,

b) usługi informatyczne,

c) usługi pocztowe, kurierskie i spedycyjne,

d) banki - w zakresie realizacji płatności i dokonania rozliczeń pomiędzy nami,

a także - o ile usługi takie znajdują się w zawartej przez Panią/Pana z nami umowie (zleceniach):

e) usługi audytu i usług audytorskich,

f) utylizacji, niszczenia i brakowania dokumentacji,

g) usług w zakresie tłumaczeń,

h) usług notarialnych,

i) usługi doradztwa finansowego.

Przy czym firmy te przetwarzają dane jedynie zgodnie z naszymi poleceniami i nie mogą ich wykorzystać bez naszej wiedzy i zgody.

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH I ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH

11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowych.

 

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

12. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w celu zawarcia nowej umowy przetwarzamy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz się Pani/Pan z nami kontaktowali w celu jej zawarcia.

13. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z zawartą pomiędzy nami umową będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji zawartej przez Panią/Pana z naszą spółką umowy - nie krócej niż do czasu jej rozwiązania, ponadto dane po zakończeniu umowy będą przetwarzane przez okres niezbędny dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki, w tym do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy, trwania postępowań sądowych lub administracyjnych i wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych (w tym ostatnim wypadku przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione).

14. Pani/Pana dane osobowe pozyskane na podstawie zgody przetwarzamy przez okres na jaki udzielono zgody, a w każdym wypadku do czasu jej odwołania.

15. Pani/Pana podstawowe dane kontaktowe przechowujemy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług do czasu, aż zgłosicie Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, lub cofniecie zgodę - jeżeli przetwarzaliśmy je na podstawie udzielonej przez Panią/ Pana tzw. zgody marketingowej lub sami ustalimy ze się zdezaktualizowały.

 

INFORMACJA O PRAWACH

16. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do:

a. żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych,

b. żądania od Administratora sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

c. żądania od Administratora usunięcia Pani/Pana danych osobowych,

d. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,

e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/pana danych osobowych,

f. przenoszenia Pani/Pana danych osobowych,

g. wniesienia skargi do organu nadzorczego Generalnego Inspektora Danych Osobowych lub innego organu nadzorczego posiadającego kompetencje do rozpoznania skargi w dacie jej wniesienia.

  1. Z praw wskazanych powyżej można skorzystać poprzez kontakt z nami za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Melchiora Wańkowicza 3, 40-384 Katowice.

 

INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

  1. Podanie Pani/Pana danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym - jest dobrowolne, jednakże w celu zawarcia i realizacji umowy niezbędne. Bez tego nie będziemy mogli zawrzeć z Panią/Panem umowy. Ponadto przepisy prawa, takie jak na przykład prawo pracy, prawo bankowe czy prawo podatkowe mogą wprowadzać wymóg podawania danych Pani/Pana, Państwa kontrahentów i pracowników w celu w tych przepisach wyznaczonym. Podanie danych może być niezbędne do wykonania określonej transakcji lub czynność na Pani/Pana rzecz. Jeżeli Klient nie poda danych wymaganych umową lub innym dokumentem przez nas stosowanym możemy odmówić zawarcia umowy i wykonania usługi na Pani/Pana rzecz.
  2. Podanie danych dodatkowych, które nie są wymagane przez nas do zawarcia umowy jest dobrowolne, może się zdarzyć, że bez ich podania nie będziemy mogli świadczyć usługi w pełnym zakresie, o czym poinformujemy na etapie zbierania Pani/Pana danych.

 

PROFILOWANIE

  1. Informujemy, że nie będziemy podejmować, w oparciu o Pani/Pana dane osobowe, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym dokonywać profilowania.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane elektronicznie i ręcznie, zgodnie z metodami i procedurami związanymi z celami przetwarzania, o których mowa w punkcie CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA powyżej.

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej. Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.